Новий бізнес – це нові завдання: персонал – найми, клієнта – знайди, знайшов – продай, прибуток – зароби, заробив – перед державою звітуй! А не відзвітував, значить, все одно відзвітуєш, тільки ще й штраф заплатиш.
А як не платити штраф і звітувати вчасно? Правильно найняти спеціаліста, тобто бухгалтера. Хоча... є ще один варіант — бухгалтерський аутсорсинг. Як зробити правильний вибір серед двох цих «зол»?
Ціна запитання
Насамперед розберемося, що і скільки коштує.
1. Штатний бухгалтер. Якщо говорити на прикладі Києва, то "вилка" зарплати фахівця – від 30 тис. грн. до 80 тис. на місяць і це не межа! Залежить від діяльності вашої компанії. У регіонах зарплата може починатися від 20 тис. грн.
Проте зарплата – лише вершина айсберга. Окрім щомісячних надходжень на картку, бухгалтер розраховуватиме ще й на повноцінне робоче місце. Бажано біля вікна, з фікусом на столі, неподалік чайника і з останньою версією Windows на комп'ютері. Крім того, бухгалтер постійно витрачатиме ваш офісний папір і фарбу в принтері, займатиме місце під зберігання всяких папок, проситиме грошей на таксі для поїздок у ДПІ... А вишенька на торті стане факт, що за будь-якого штатного фахівця (і за бухгалтера теж ) потрібно платити податки із зарплати, а воно від 50% від суми отриманої на руки! Його також необхідно забезпечити правовими базами та спеціальною літературою, в умовах українського законодавства, що стрімко змінюється, без цього не обійтися.
Бухгалтер може захворіти, піти у відпустку і навіть звільнитися в самий невідповідний момент. Тобто безперервність роботи бухгалтерії співробітник забезпечити не може.
2. Бухгалтерський аутсорсинг. Вартість починається від 600 грн. і доходить до 300 тис. грн. Так, розліт ціни великий, і це так. Вартість залежить від того, скільки грошей обертає бізнес за місяць, скільки операцій (первинних документів) чи є співробітники (і скільки їх), яка система оподаткування та інші фактори.
Іншими словами: Єдиний податок без співробітників з доходом до 5,5 млн грн на рік, який торгує яблуками біля метро, та ТОВ на штаті в 500 співробітників, оборотом 1 млрд грн, що займається виробництвом, — отримають зовсім різну вартість послуг бухгалтерського аутсорсингу.
Привіт із податкової
Сподіваюся, з вартістю все стало на свої місця. Тепер поговоримо про ціну помилки в обох випадках.
Штатний бухгалтер. Буває так: сидиш, займаєшся своїми справами - бухгалтер начебто працює, а тут хоп! - І лист прийшов з податкової, У папірці написано, що виною тому несплата податку, невчасно зданий звіт або не подано податкову накладну. І тоді штатний бухгалтер, напевно, отримає від вас повну порцію праведного гніву, а сидить поруч — тікати нікуди.
Що далі робити з бідолахою? Звільнити, догану, позбавити премії чи все разом — вирішувати вам. Ну, звичайно, ваш співробітник несе матеріальну відповідальність, проте сума стягнення при ненавмисному заподіянні збитків обмежена розміром заробітної плати за місяць. Всі додаткові збитки через помилку штатного бухгалтера вам доведеться сплачувати зі своєї кишені.
Крім того, озлоблений співробітник може просто зникнути, не забувши прихопити з собою всі напрацьовані бази та навіть степлер. І тоді доведеться ламати голову про те, як відновити облік та оплачувати штрафи та пені. При цьому цінник такої реанімації обліку теж великий: від 5 тис. до 100 тис. грн. за квартал.
Що робити, якщо бухгалтер не залишив вам ніяких первинних документів після втечі, а на бізнес нагрянула перевірка? Суму шкоди навіть важко навіть оцінити!!
Бухгалтерський аутсорсинг. Як правило, у такій компанії є спеціальний відділ контролю якості послуг. Саме цей відділ передбачає помилки та проводить аудит ведення обліку по кожному клієнту. Це допомагає вчасно виявити помилки, які можуть завдати шкоди вашому бізнесу. Тобто триває багаторівнева перевірка вашої бухгалтерії.
Ну, а якщо вам таки приходить штраф від контролюючого відомства через помилку, допущену бухгалтерським аутсорсингом, то компанія його відшкодовує в повному обсязі.
Як оцінити кваліфікацію бухгалтера
Поговоримо про те, якою кваліфікацією можуть володіти (або не володіти) фахівці в галузі бухгалтерії.
Штатний бухгалтер. Допустимо, ви приймаєте на роботу єнота. Єнота має кілька специфічних особливостей, які не можна переплутати з кішкою або собакою. Ви точно знаєте, як єнот виглядає, якого розміру буває і т.д. А що з бухгалтером? Як дати йому професійну оцінку? А ніяк. Або зверніться в агентство з підбору персоналу, або заспокоїтися з тим, що у вас цілком імовірно буде працювати не «єнот». Та й компанії з підбору персоналу найчастіше проводять психологічні тести, а провести комплексну перевірку щодо професійних знань немає можливості, просто не вистачає кваліфікації.
Майте на увазі, що в бухгалтерії все часто змінюється, тому просто взяти спеціаліста і посадити його буде недостатньо. Його ще й «прокачувати» доведеться відправляти на курси підвищення кваліфікації.
Бухгалтерський аутсорсинг. Тут також є ризики. Укладаєш договір із фірмою, а хто вестиме облік — незрозуміло. Це може бути випускник ВНЗ, а може справді компетентний фахівець.
Проте саме компанія з надання послуг аутсорсингу несе всю відповідальність за своїх фахівців: і за їхній поточний рівень кваліфікації, і за те, як і коли їх прокачувати. І все це не за ваш рахунок, а за власний.
Зазвичай, у віддаленій бухгалтерії фахівців багато, і кожен відповідає за свій сегмент. Первинник працює над первинкою, звітність готує головний бухгалтер, приймає всі завдання від клієнта бізнес-асистент. Якщо комусь із команди знадобиться відпустка чи декрет, то ви про це навіть не дізнаєтесь, бо все працюватиме так само стабільно, як і раніше. Просто під час відсутності відпочиваючого його обов'язки передаються тим, хто працює у звичайному режимі.
Які ще можуть бути підводні камені з бухгалтерською компанією? Основною проблемою є конфіденційність: уся фінансова інформація Вашого підприємства передається до рук сторонньої організації.
Аутсорсер може виконувати ряд різних функцій, але за додаткову роботу, швидше за все, потрібно буде доплатити. Все, що не включено до Вашого тарифного плану, повинно оплачуватись зверху.
Компанія стає ізольованою від бухгалтерії, і Ви втрачаєте повний контроль за процесом. Віддалена взаємодія з бухгалтером іноді знижує оперативність вирішення поставлених завдань.
Оскільки аутсорсери є незалежними, у Вас залишається мало важелів тиску, але в будь-якому випадку вони зобов'язані працювати в рамках закону. Однак у цьому є свій плюс: Ваша робота також залишиться в рамках закону.
Не всі аутсорсери однаково корисні.
Підходити до вибору зовнішнього бухгалтера треба не менш ретельно, аніж до вибору штатного. Основне правило: краще не орієнтуватися на найдешевший сервіс. Низька вартість обслуговування, як правило, обумовлена невисокою компетентністю фахівців, які залучаються до роботи. Якість обслуговування також не гарантується розміром аутсорсингової фірми: багато клієнтів, робота поставлена на потік, контролювати роботу своїх бухгалтерів складніше.
Мінуси співпраці з аутсорсинговою компанією можна звести нанівець, якщо грамотно укласти договір на обслуговування. Головне звернути увагу на відповідальність, умови про конфіденційність, перелік операцій та звітності, що виконуються, порядок обміну документами. Важливо детально обговорити всі пункти договору і бажано познайомитися з провідним бухгалтером, щоб з'ясувати його навантаження і скільки часу він зможе приділяти вашій фірмі.
Якщо в процесі обговорення представник компанії-аутсорсера уникає подробиць взаємодії, а бухгалтер не вказує на рівень потрібної компетенції, то співпраця з такою компанією має ризики для бізнесу. У гіршому випадку Ви не зможете контролювати їх роботу, а вирішення проблем, що виникли в результаті співробітництва, завдасть істотних збитків.
Висновки
1. Вартість ведення бухгалтерії в обох випадках велика. Цінник штатного бухгалтера можна подивитися по вакансіях на Work.ua у своєму місті, а вартість аутсорсингу розрахувати за допомогою спеціального калькулятора, або звернувшись на пряму до бухгалтерської компанії, але у зв'язку з війною багато компаній демпінгують, і це відбивається на їхній якості послуг.
2. Штатний бухгалтер завжди поруч, їсть, п'є, дихає і потребує «особливого догляду». Бухгалтерський аутсорсинг не потребує нічого.
3. Штатний бухгалтер зможе покрити свої помилки лише у суму зарплати, ви свідомо купуєте «кота в мішку». Аутсорсинг - страхує себе від помилок, ви захищені договором
Рекомендую вам уважно подумати, який спосіб ведення бухгалтерії підходить саме вам.
Бажаємо Вам успіхів у виборі своїх партнерів!!!
5 квітня 2023
Що краще вибрати бухгалтера чи бухгалтерську компанію?
Ольга Цюра (Радзівілл)
Засновниця «Радзівілл та партнери»