Чи потрібні ФОПу кадрові документи?

Так!
Трудовий договір з працівником обов’язково повинен бути. Навіть якщо вам допомагає член сім’ї або родич. Не ризикуйте. Є маса прецедентів, коли ФОПів серйозно штрафували за неоформленого чоловіка або дружину.
За відсутність трудового договору спрощенці можуть поплатитися попередженням, а загальносистемники - навіть 60-тисячним штрафом!
З 2015 року трудовий договір вже не треба реєструвати в центрі зайнятості.
Штраф за неоформленого працівника- 60 000 грн.
Наступні документи :
 1) розпорядження (наказ)про прийняття нового працівника
 2) повідомлення податківців про прийняття нового працівника.
Важливо подати повідомлення до того, як працівник фактично приступив до роботи!
Повідомлення можна відправити через Електронний кабінет або подати особисто на папері, якщо кількість новеньких працівників не більше 5.
При підписанні трудового договору, запитуєте у працівника: паспорт та код, а також трудову книжку (якщо вона у нього є). Якщо ви приймаєте працівника на основне місце роботи, то його трудову потрібно заповнити. Заповнену трудову віддаємо на зберігання працівнику. У ФОПа вона не залишається
ФОП не зобов’язаний сканувати трудові книжки працівників і передавати цю інформацію до ПФ. Трудові зберігаються у самих працівників, значить, вони самі можуть надати необхідну інформацію до ПФ
Крім паспорта та коду, у працівника потрібно попросити свідоцтво про соцстрахування (якщо воно є). При необхідності можна просити також документ про освіту. І не забудьте медкнижку, якщо цього вимагає законодавство. Що стосується військового квитка, то згідно із законом ФОПи не зобов’язані вести військовий облік!
 Які зазвичай документи складають ФОПи-роботодавці під час діяльності.
Перше. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. ФОПи і зараз ЮрОсоби її не ведуть, бо трудові книжки у них взагалі не зберігаються.
Друге. Особові картки працівників. Мінсоцполітики та Держпраці хочуть бачити їх у ФОПа. Тому що з кожним записом про прийом на роботу, переведення, звільнення, працівник повинен бути ознайомлений під підпис в особовій картці типової форми № П-2.
Третя група документів – особові справи працівників. ФОП може вести їх за бажанням, збираючи всю інформацію про працівника.
Четверта група - різні заяви від працівника. Заяву про прийом на роботу мати необов’язково. А ось решту заяв краще зберігати. Наприклад, про заяву переведення на іншу посаду, про встановлення неповного робочого часу, про звільнення, про відпустку тощо.
П’ята група – це листки непрацездатності, які принесли працівники. Їх також потрібно зберігати. Крім них, варто подбати про наявність двох документів: 1) протокол уповноваженого по соцстраху про призначення лікарняних або декретних. У ФОПа такий уповноважений – зазвичай він сам (якщо працівників не більше 15 осіб); і 2) заяву-розрахунок на отримання лікарняних або декретних. Їх також можуть вимагати для перевірки.
Однозначно необхідно видавати розпорядження про прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24 КЗпП), про направлення у відрядження (п.п. 170.9.1 ПКУ), обов’язково потрібне ще й розпорядження про звільнення (ст. 47 КЗпП).
Сьомий пакет документів - це графік відпусток. Його теж потрібно складати, тому що перевіряючи вимагають, щоб у ФОПа були складені графіки відпусток і доведені до працівників під підпис. Графік відпусток повинен бути готовий вже на початку року, не пізніше 5 січня
Якщо при перевірці у вас не виявлять графік відпусток на поточний рік або на минулі роки, за це можна отримати штраф за Кодексом ЗпП (абз. 8 ч. 2 ст. 265) в розмірі 1 мінзарплати плюс адміншраф від 510 до 1700 грн.
Дев’ятий важливий документ, котрий обов’язково потрібно вести навіть ФОПам - це табель обліку робочого часу.
Десятий документ нам знадобиться, якщо тривалість роботи ФОПа перевищує допустиму тривалість щоденної роботи. В цьому випадку можна встановити позмінний режим роботи.
Одинадцятий пакет документів, які обов’язково потрібно вести – це зарплатні відомості. Вони потрібні для двох цілей: 1) щоб виконати вимоги ч. 2 чт. 9 Закону про ЄСВ і підтвердити правильність нарахування ЄСВ; 2) щоб підтвердити суму витрат на оплату праці працівників. При цьому, якщо ФОП виплачує зарплату готівкою, то для підтвердження витрат він повинен вести розрахунково-платіжну відомість з підписами працівників про отримання зарплати. Якщо ж він виплачує зарплату на карти працівників, то витрати на зарплату він зможе підтвердити платіжками про перерахування зарплати і податків
 Дванадцятий документ, важливий для самого ФОПа. Це договір про повну матеріальну відповідальність з працівником. Але врахуйте не з кожним працівником такий договір взагалі можна укладати.
Організаційні документи -пов’язані з наявністю найманих працівників.
Перший і них – штатний розпис. Законодавство не вимагає цей документ від ФОПів, але Мінсоцполітики і Держпраці в стверджують, що штатний розпис у ФОПа має бути
Другий організаційний документ – це правила внутрішнього трудового розпорядку. Знову ж таки, КЗпП вимагає цей документ тільки від юросіб (стаття 142). Але Мінсоцполітики та інспектори праці вперто наполягають на тому, що він повинен бути і у ФОПа-роботодавця
Третій документ, який вимагають від ФОПів-роботодавців при перевірках - це посадові інструкції. На мій погляд, ФОП може обійтися і без них, якщо детально пропише в трудовому договорі права та обов’язки працівника, а також умови праці.
Але якщо ви не хочете сперечатися з перевіряючими, краще розробіть посадові інструкції для всіх посад, які вказані в вашому штатному розкладі.
 Для робочих складаються не посадові, а робочі інструкції.
І останній пакет документів ФОПа-роботодавця - це документи, що підтверджують проведення інструктажів. Ст. 29 та 153 КЗпП вимагають проведення інструктажів з охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони. Отож, наймаючи будь-якого працівника, обов’язково проінструктуйте його з охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної безпеки. Для цього варто завести журнал або журнали реєстрації інструктажів і просити кожного працівника розписатися в них.
 Якщо ФОП сам інструктує працівників, то він спочатку повинен пройти спеціальне навчання в навчальному центрі з питань охорони праці, а також пожежної безпеки та цивільного захисту. Це платно
Крім вступного інструктажу, ще проводять первинний, повторний, позаплановий і цільовий інструктажі.
Далі, крім Журналів реєстрації інструктажів, у ФОПа повинні бути: 1) журнали реєстрації інструктажів; 2) програми їх проведення, 2) Інструкції з охорони праці для кожної професії 3) Інструкція про пожежну безпеку
 Якщо в госпдіяльності ФОП використовує комп’ютери, то потрібно під розписку повідомити працівників про умови праці та наявність на їх робочих місцях шкідливих факторів, які виникають при роботі з комп’ютерами. Звичайно, вся ця тяганина з охороною праці може здатися занадто складною на тлі невисоких штрафів за порушення. Так-то воно так, але якщо у вас на робочому місці працівник отримає травму або не дай Бог загине, то відсутність документів з охорони праці може бути потягнути навіть кримінальну відповідальність для ФОПа. Так що краще перестрахуватися і оформити всі документи.
Ольга Цюра

 +38 067 858 44 68 Viber, Telegram, WhatsApp