Кого выбрать бухгалтера или бухгалтерскую компанию?

Новый бизнес — это новые задачи: персонал — найми, клиента — найди, нашел — продай, прибыль — заработай, заработал — перед государством отчитайся! А не отчитался, значит, все равно отчитаешься, только еще и штраф заплатишь.
А как не платить штраф и отчитываться вовремя? Правильно — нанять специалиста, то есть бухгалтера. Хотя... есть же еще один вариант — бухгалтерский аутсорсинг. Как сделать правильный выбор среди двух этих «зол»?
Цена вопроса
Первым делом разберемся, что и сколько стоит.
Штатный бухгалтер. Если говорить на примере Киева, то «вилка» зарплаты специалиста – от 25 тыс. грн. до 80 тыс. в месяц и это не предел! Зависит от вида деятельности вашей компании. В регионах же зарплата может начинаться от 15 тыс. грн.
Однако зарплата — только вершина айсберга. Кроме ежемесячных двух разовых поступлений на карту, бухгалтер будет рассчитывать еще и на полноценное рабочее место. Желательно у окошка, с фикусом на столе, недалеко от чайника и с последней версией Windows на компьютере. Кроме того, бухгалтер будет постоянно тратить вашу офисную бумагу и краску в принтере, занимать место под хранение всяких папок, просить денег на такси для поездок в ДПИ... А вишенкой на торте станет факт, что за любого штатного специалиста (и за бухгалтера тоже) нужно платить налоги с зарплаты, а оно от 50% от суммы, полученной на руки!!! Его также необходимо обеспечить правовыми базами и специальной литературой, бухгалтерскими семинарами. В условиях стремительно меняющегося украинского законодательства без этого не обойтись.
Бухгалтер может заболеть, уйти в отпуск и даже уволиться в самый неподходящий момент. То есть, непрерывность работы бухгалтерии сотрудник обеспечить не может.
Бухгалтерский аутсорсинг. Стоимость начинается от 600 грн и доходит до 300 тыс. грн. Да, разлет цены большой, и это не просто так. Стоимость зависит от того, сколько операций (документов) за месяц обрабатывает бухгалтерия, специфика деятельности предприятия (импорт-экспорт, сельское хозяйство, производство продукции, общественное питание (кафе-ресторан), IT – услуги и т.д.), есть ли сотрудники (и сколько их), какая система налогообложения и другие факторы.
Другими словами: Единый налог без сотрудников с доходом до 5,5 млн грн в год, торгующий яблоками у метро, и ТОВ со штатом в 500 сотрудников и военным учетом, оборотом 1 млрд грн., занимающийся производством, — получат совершенно разную стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга.
Привет из налоговой
Теперь поговорим о цене ошибки в обоих случаях, как штатный бухгалтер и удаленная бухгалтерия (аутсорсинг).
Штатный бухгалтер. Бывает так: сидишь, занимаешься своими делами — бухгалтер вроде работает, а тут хоп! – и письмо пришло из налоговой, В бумажке написано, что виной тому неуплата налога, невовремя сдан отчет или не подана налоговая накладная. И тогда штатный бухгалтер наверняка получит от вас полную порцию праведного гнева, сидит-то рядом — бежать некуда.
Что дальше делать с бедолагой? Уволить, сделать выговор, лишить премии или все вместе — решать вам. Ну, конечно, ваш сотрудник несет материальную ответственность, но в данном случае у вас не получится удержать сумму оплошности в его зарплаты (официально). Все дополнительные убытки из-за ошибки штатного бухгалтера вам придется оплачивать из своего кармана.
Кроме того, озлобленный сотрудник может просто исчезнуть, не забыв прихватить с собой все наработанные базы и даже степлер. И тогда придется ломать голову о том, как восстановить учёт и оплачивать штрафы и пени. При этом ценник такой реанимации учета тоже немаленький: от 5 тыс. до 100 тыс. грн. за квартал.
Что делать, если бухгалтер не оставил вам никаких первичных документов после своего бегства, а на бизнес нагрянула проверка? Сумму ущерба даже трудно даже оценить!!!!
Бухгалтерский аутсорсинг. Как правило, в такой компании есть специальный отдел по контролю качества услуг. Именно этот отдел предугадывает ошибки и проводит аудит ведения учета по каждому клиенту. Это помогает вовремя обнаружить ошибки, которые могут нанести вред вашему бизнесу. То есть идет многоуровневая проверка вашей бухгалтерии.
Ну, а если вам все-таки приходит штраф от контролирующего ведомства из-за ошибки, допущенной бухгалтерским аутсорсингом, то компания его возмещает в полном объеме.
Как оценить квалификацию бухгалтера?
Поговорим о том, какой квалификацией могут обладать (или не обладать) специалисты в области бухгалтерии.
Штатный бухгалтер. Допустим, вы принимаете на работу енота. У енота есть несколько специфических особенностей, которые нельзя перепутать с кошкой или собакой. Вы точно знаете, как енот выглядит, какого размера бывает и т.д. А что с бухгалтером? Как дать ему профессиональную оценку? А никак. Или обратитесь в агентство по подбору персонала, или смиритесь с тем, что у вас вполне вероятно будет работать не «енот». Да и компании по подбору персонала чаще всего проводят психологические тесты, а провести комплексную проверку на предмет профессиональных знаний нет возможности, просто не хватает квалификации, резюме бухгалтера – это просто информация, которую сложно проверить.
Имейте в виду, что в бухгалтерии все часто меняется, поэтому просто взять специалиста и посадить его работать будет недостаточно. Его еще и «прокачивать» придется — отправлять на курсы повышения квалификации.
Бухгалтерский аутсорсинг. Здесь также есть свои риски. Заключаешь договор с фирмой, а кто будет вести учет — непонятно. Это может быть выпускник ВУЗа, а может действительно компетентный специалист.
Однако именно компания по предоставлению услуг аутсорсинга несет всю ответственность за своих специалистов: и за их текущий уровень квалификации, и за то, как и когда их прокачивать. И все это не за ваш счет, а за свой.
Обычно в удаленной бухгалтерии специалистов много, и каждый отвечает за свой сегмент. Бухгалтер на первичке — работает над первичными документами, отчетность готовит главный бухгалтер, принимает все задачи от клиента бизнес-ассистент. Если кому-то из команды понадобится отпуск или декрет, то вы об этом даже не узнаете, потому что все будет работать также стабильно, как и раньше. Просто во время отсутствия отдыхающего его обязанности передаются тем, кто работает в обычном режиме.
Какие еще могут быть подводные камни с бухгалтерской компанией? Основной проблемой является конфиденциальность: вся финансовая информация Вашего предприятия передается в руки сторонней организации, но можно себя обезопасить, описав условия конфиденциальности в договоре, правами доступа к информации и т. д.
Аутсорсер может выполнять ряд различных функций, но за дополнительную работу, скорее всего, будет необходимо доплатить. Все, что не включено в Ваш тарифный план, должно оплачиваться сверху.
Компания становится изолированной от бухгалтерии, и Вы теряете полный контроль над процессом. Удаленное взаимодействие с бухгалтером иногда снижает оперативность решения поставленных задач, поэтому очень важно, чтобы директор или сотрудник компании разбирался в бухгалтерском учете и мог проконтролировать действия бухгалтерской компании и у компании обязательно был доступ к бухгалтерской программе по ведению учета.
Так как аутсорсеры независимы, у Вас остаётся мало рычагов давления, но в любом случае они обязаны работать в рамках закона, и опытный бухгалтер подскажет, что можно или чего нельзя и как выйти из той или иной ситуации. В этом есть свой плюс: Ваша работа останется в рамках закона с минимальными рисками.
Не все аутсорсеры одинаково полезны.
Подходить к выбору удаленного бухгалтера надо не менее тщательно, чем к выбору штатного. Основное правило: лучше не ориентироваться на самый дешевый сервис. Низкая стоимость обслуживания, как правило, обусловлена невысокой компетентностью привлекаемых к работе специалистов. Качество обслуживание также не гарантируется размером аутсорсинговой фирмы: клиентов много, работа поставлена на поток, контролировать работу своих бухгалтеров сложнее.
Минусы сотрудничества с аутсорсинговой компанией можно «свести на нет», если грамотно заключить договор на обслуживание. Главное обратить внимание на ответственность, условия о конфиденциальности, перечень выполняемых операций и отчетности, порядок обмена документами. Важно обсудить подробно все пункты договора и желательно познакомиться с ведущим бухгалтером, чтобы выяснить его нагрузку и сколько времени он сможет уделять вашей фирме.
Если в процессе обсуждения представитель компании-аутсорсера избегает подробностей взаимодействия, а бухгалтер не показывает уровень нужной компетенции, то сотрудничество с такой компанией имеет риски для бизнеса. В худшем случае Вы не сможете контролировать их работу, а решение возникших в результате сотрудничества проблем принесет существенные убытки.

Выводы
1. Стоимость ведения бухгалтерии в обоих случаях -немаленькая, как у бухгалтера  на вашем предприятии или удаленная бухгалтерия. Ценник штатного бухгалтера можно посмотреть по вакансиям на Work.ua в своїм городе, а стоимость аутсорсинга рассчитать с помощью специального калькулятора, или обратившись на прямую в бухгалтерскую компанию. В связи с войной многие компании демпингуют, и это отражается на их качестве услуг.
2. Штатный бухгалтер всегда рядом, ест, пьет, дышит и требует «особого ухода». Бухгалтерский аутсорсинг не требует ничего, кроме вовремя предоставленных первичных документов и своевременной платы за свои услуги.
3. Штатный бухгалтер сможет покрыть свои ошибки только в рамках суммы своей зарплаты, вы заведомо покупаете «кота в мешке». Аутсорсинг — страхует себя от ошибок, вы защищены договором.
Вы можете заключить частичный аутсорсинговый учет, например: учет зарплаты и кадров, учет без обслуживания отдела продаж (счета и реализацию вы берете на себя) и другие варианты сотрудничества.
Рекомендую вам внимательно подумать, какой из способов ведения бухгалтерии подходит именно вам.
Желаем Вам успехов в выборе своих партнеров.
Ольга Цюра

+38 067 858 44 68 Viber, Telegram, WhatsApp